Secretaresse Directie Maastricht Comprehensive Cancer Center (MCCC)

Wat ga je doen?

Wil jij een sleutelrol spelen in een omgeving waar ambitie, innovatie en de best mogelijke zorg iedere dag samenkomen? Als secretaresse van de directeur bedrijfsvoering en de medisch directeur ben je veel meer dan een organisatorische ondersteuner. Jij bent de verbindende kracht die zorgt voor overzicht, structuur en voortgang en die de directie in staat stelt zich te richten op de grote uitdagingen van vandaag en morgen. Juist die combinatie van verantwoordelijkheid, dynamiek en korte lijnen maakt deze functie bijzonder.

Hoe ziet je werkomgeving eruit?

Werken binnen het Maastricht UMC+ Comprehensive Cancer Center

Het Maastricht UMC+ Comprehensive Cancer Center is door de Organisatie van Europese Kankerinstituten (OECI) erkend als één van de vier topinstituten in Nederland die oncologische zorg, wetenschappelijk onderzoek en onderwijs op excellent niveau en in samenhang aanbieden. Daarmee behoren we niet alleen landelijk, maar ook internationaal tot de beste instituten.

Het Maastricht UMC+ Comprehensive Cancer Center bestaat uit het eerdere Oncologie Centrum van het academisch ziekenhuis en het oncologische deel van onderzoeksinstituut GROW Oncology & Reproduction van Universiteit Maastricht. Binnen het centrum werken we iedere dag aan een gezamenlijke ambitie: de best mogelijke zorg bieden en de hoogst mogelijke kwaliteit van leven bereiken.

Die ambitie beperkt zich niet tot de oncologische zorg. Binnen het centrum zijn ook niet-oncologische zorgafdelingen vertegenwoordigd. Ook daar staan kwaliteit, innovatie, ontwikkeling en patiëntgerichte zorg centraal. Juist de verbinding tussen deze verschillende zorggebieden, disciplines en expertisegebieden maakt het centrum tot een veelzijdige en dynamische werkomgeving.

Jouw functie
Als secretaresse ondersteun je primair de directeur bedrijfsvoering. Daarnaast ondersteun je de medisch directeur bij de uitoefening van de specifieke directie taken in zijn rol. Jij zorgt ervoor dat zij hun werk zo effectief mogelijk kunnen doen. Je bent hun verlengstuk én een belangrijke organisatorische spil binnen het centrum.

Je bent proactief, flexibel en weet goed wat er nodig is, ook als dat niet expliciet wordt gevraagd. Je houdt het overzicht, denkt vooruit en voelt aan welke zaken prioriteit hebben. Je weet wat er speelt binnen het centrum en zorgt ervoor dat afspraken, acties en deadlines niet uit beeld raken.

Je onderhoudt contacten met verschillende afdelingen, medewerkers en externe relaties en verzorgt de telefonische bereikbaarheid. Daarbij ga je vanzelfsprekend zorgvuldig en integer om met vertrouwelijke informatie. Je bent niet bang om door te vragen, bent helder in je communicatie en weet goed prioriteiten te stellen in een dynamische werkomgeving.

Wat ga je doen?
Je werkzaamheden zijn veelzijdig. Zo:

• beheer je de agenda’s van de directeuren en zorg je dat deze altijd actueel en overzichtelijk zijn;

• bereid je vergaderingen en bijeenkomsten zorgvuldig en tijdig voor;

• verzorg je een accurate verslaglegging en bewaak je de opvolging van gemaakte afspraken en bijbehorende deadlines;

• onderhoud je contacten met interne en externe relaties;

• zorg je voor een goede telefonische bereikbaarheid en ontvang je bezoekers;

• maak je presentaties en verzorg je de lay-out en verdere afwerking van documenten, verslagen en rapporten;

• verzorg je de digitale archivering en dossiervorming;

• houd je registraties bij rondom factuur- en declaratiecontrole;

• verzorg je de registratie van jaaruren en ziek- en herstelmeldingen van collega’s van de stafafdelingen;

• regel je reizen en accommodaties voor de directeur bedrijfsvoering.

Jij maakt het verschil
In deze functie ben je continu aan het schakelen. Het ene moment bereid je een belangrijk overleg voor, het volgende moment stem je af met een afdeling of zorg je dat een actie op tijd wordt opgevolgd. Je krijgt daarbij veel verantwoordelijkheid en ruimte om zelfstandig te werken.

Jij zorgt ervoor dat de zaken achter de schermen goed geregeld zijn, zodat de directie zich kan richten op wat er écht toe doet: samen bouwen aan de toekomst van de zorg.

Geen dag is hetzelfde. En juist dat maakt deze functie zo interessant.

Wat vragen wij van jou?

• Uiteraard beschik jij over een afgeronde secretariële opleiding op MBO/HBO niveau.

• Je hebt enkele jaren aantoonbare werkervaring als secretaresse, bij voorkeur als directiesecretaresse.

• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en de Engelse taal goed, zowel in woord als geschrift.

• Je hebt kennis en ervaring met MS Office, MS Teams + Sharepoint (videoconferenties) en Harmony/OWS.

• Je hebt affiniteit op het gebied van communicatie en beheer van websites.

Je beschikt over goede communicatieve en sociale vaardigheden en hebt een service gerichte mindset. Je pakt zaken zelfstandig op en denkt mee en vooruit, hierbij durf je beslissingen te nemen. Je bent in staat om op diverse niveaus binnen de organisatie te communiceren en te presteren binnen de dynamiek waar een directie mee te maken heeft.

Om succesvol te starten in deze rol, is het belangrijk dat je de Nederlandse taal goed beheerst (minimaal B2-niveau) in verband met het contact met onder andere patiënten en collega's. Daarnaast is het een voorwaarde dat je in Nederland mag werken (EU/EER-nationaliteit of een geldige werkvergunning).

Voldoe jij aan deze functie-eisen? Dan gaan wij voor jou!

Salaris

​Afhankelijk van opleiding en ervaring bedraagt het salaris minimaal € 3.550,- en maximaal € 4.722,- bruto per maand bij een fulltime aanstelling. Dit salaris is exclusief vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3% van je bruto jaarsalaris. 

Arbeidsovereenkomst

Het betreft een arbeidsovereenkomst van 1 jaar voor gemiddeld 36 uur per week conform artikel 2.4.2 Cao umc, zijnde een tijdelijk contract vooruitlopend op een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd als bedoeld in lid 3 van artikel 2.3 Cao umc.

Wat bieden wij

Bij het Maastricht UMC+ zorgen wij ervoor dat je alles hebt om jouw bijdrage te leveren aan de ultieme zorg. Daar horen de juiste arbeidsvoorwaarden bij. Lees hier wat wij je bieden.

Heb je nog vragen?

Voor meer informatie over de functie of de opleidings- en doorgroeimogelijkheden mag je contact opnemen met Kim Cobben, de secretaresse die nu deze functie vervult, bereikbaar op tel. +31(0)43-3874305 of via e-mail k.cobben@mumc.nl. Een dag meelopen? Ook dat behoort tot de mogelijkheden!

Voor informatie over de sollicitatieprocedure volg je deze link. Algemene informatie over arbeidsvoorwaarden en werken bij het Maastricht UMC+ vind je hier. Het antwoord op jouw vraag niet kunnen vinden? Neem dan contact op met team Recruitment.

Sollicitaties voor deze vacature kunnen worden ingediend tot en met 23 september.

Wij werven onze kandidaten zelf en werken niet samen met externe bureaus voor deze vacature.